CocoTemplate

In CocoTemplate kann die erstellte Vorlage nun importiert werden. Dazu klickt man unter "Datei" auf "Neue Vorlage".

Hier vergibt man einen Namen und kann die Vorlage einer Gruppe zuordnen, damit man später einen besseren Überblick hat.

Nun muss die erstellte Vorlage mit Klick auf ".docx importieren" geladen werden.

Es öffnet sich ein Dialog. Hier sucht man die mit Word erstellte Vorlage und klickt auf "Öffnen".

Wenn bisher alles richtig gemacht wurde, lädt CocoTemplate nun die vorhin erstellten Felder.

Nun werden den einzelnen Feldern Typen zugeordnet.

Felder die mit 'Kunde' oder 'Adresse' beginnen werden aus der Kundendatenbank automatisch befüllt. Das Feld 'Datum' wird mit dem heutigen Datum versehen und ein 'Text' muss immer händisch eingetippt werden.

Die Daten in allen Feldern, auch in den automatisch befüllten, können natürlich vor dem Exportieren einer Vorlage noch verändert werden.

Wieder speichern.

Erfolgreich importierte Vorlagen werden von CocoTemplate verwaltet und finden sich immer in der Liste im Hauptfenster.

Um eine Vorlage zu verwenden wird sie zunächst in der Liste ausgewählt.

Sollte man Kundendaten benötigen, muss natürlich auch der richtige Kunde gewählt werden.

Dann klick man auf "Vorlage füllen".

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die angelegten Felder der Vorlage befüllt werden können.

Automatisch befüllte Felder können bei Bedarf nachbearbeitet werden.

Wenn man zufrieden ist, klickt man auf "Dokument erstellen". Dadurch wird ein neues Worddokument aus der Vorlage erstellt und mit den angegebenen Werten befüllt.

Das Beispiels-Dokument von vorhin, sieht nun so aus.

Um Personen/Kunden anzulegen, klickt man unter "Daten" aus "Personen verwalten".

Die Tabelle ist eigentlich selbsterklärend. Alle Felder können nach Belieben befüllt werden.

Personen können mit Rechtsklick und "Löschen" gelöscht werden. Wenn bei Programmstart keine Person angelegt ist, wir Max Mustermann automatisch wieder hinzugefügt.

Erstellte Vorlagen können bei Bedarf natürlich verändert oder gelöscht werden. Dazu wird die Vorlage mit der rechten Maustaste angeklickt und die gewünschte Option gewählt.

Felder beareiten - der Name und die Gruppe der Vorlage, sowie die Typen der einzelnen Felder, können hier geändert werden
Vorlage beareiten (Word) - die Vorlage kann per Word bearbeitet werden (neue Felder, Textänderungen), danach müssen die Felder wieder gerprüft werden
Löschen - die Vorlage aus CocoTemplate löschen

Zusätzlich zu den eigentlichen Vorlagen können auch Textbausteine aus .docx Dokumenten importiert werden.

Dazu klickt man im Menü auf Daten>Bausteine oder auf die F3 Taste auf der Tastatur.

Im folgenden Fenster klickt man auf Neu>Coco Baustein (oder F2) und gibt dort die Kategorie und einen Namen an.

Beim Klick auf ".docx importieren" öffnet sich ein Explorer-Fenster in dem der zuvor erstellte Baustein ausgewählt werden soll.

Ein Beispiel-Baustein sieht folgendermaßen aus:

Nach Bestätigung durch Klick auf "Speichern" wird der Baustein in der Baustein-Liste angezeigt.

Zur Erklärung wurde jetzt auch schon die Englische Version des Bausteins importiert.

Die Bausteine liegen bereit. Nun muss eine entprechende Vorlage erstellt werden. Hier ein Beispiel-Dokument:

Nun weist man die entsprechenden Felder zu. Dies funktioniert so wie im Kapitel "Vorlage importieren" beschrieben wurde. Als Typ wird diesmal "Coco" ausgewählt.

Beim Füllen des Feldes der Vorlage (Anleitung: "Vorlage verwenden") gibt es nun zwei Möglichkeiten die Bausteine auszuwählen.

Kategorie und Name werden mit einem Doppelpunkt getrennt eingegeben. Die Autovervollständigung hilft dabei mit. Mit dem Pfeiltasten kann der passende Vorschlag ausgewählt werden, bestätigt wird mit der Pfeiltaste nach rechts! Dies ist wichtig, da ein Druck auf die Entertaste die Eingabe beendet.

Man öffnet die Baustein-Auswahl mit einem Klick auf den "..."-Button. Hier kann man die Bausteine aus einer durchsuchbaren Liste auswählen.

Die Suche funktioniert ebenfalls mit Hilfe des Doppelpunkts. Der linke Teil durchsucht die Bausteine nach ihrer Kategorie, der rechte nach dem Namen. Möchte man zum Beispiel die deutsche Fußnote A finden, könnte man f:d eingeben.

Wird bei der Suche der Doppelpunkt vernachlässigt, so werden Kategorien und Namen gemeinsam durchsucht.

Die Bausteine können per Doppelklick, oder Tastendruck auf Enter, in die Auswahl übertragen und von dort mit Klick auf das X wieder gelöscht werden.

Die Bausteine werden dann, alle der Reihe nach, in die Vorlage eingefügt.

Zielort - An diesem Pfad werden die fertigen Dokumente gespeichert.
Dateiname - Die fertigen Dokumente werden mit diesem Dateinamen gespeichert. %d wird durch das aktuelle Datum ersetzt (z.B. 2019-01-01).
Datei öffnen - Bei Fertigstellung eines Dokuments wird die Datei geöffnet.
Zielordner öffnen - Bei Fertigstellung eines Dokuments wird der Ordner geöffnet, in dem sich die Datei befindet.
Gruppen ausblenden - In der Vorlagenliste können die Gruppen ein und ausgeblendet werden.